Topik-Topik Lanjutan Sistem Informasi
IMPLEMENTASI ERP
Imando Grandagi 1501170702
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
JAKARTA
2014
Abstrak
Di dalam perkembangan zaman sekarang dalam proses bisnis suatu perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya diperlukan adanaya sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan manufaktur atau jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan Tujuan dari penerapan ERP yaitu menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat.
Kata Kunci : Implementasi ERP
Bab I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
ERP merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan manufaktur atau jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan. Tujuan dari penerapan ERP yaitu menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat Dalam hal ini maka diperlukannya penerapan ERP agar suatu perusahaan dapat mengintegrasikan kegiatan operaional dan distribusi yang memberikan dampak positif bagi perusahaan apabila diimplementasikan dengan baik dan benar. Dan kita pun mengenal berbagai software untuk mendukung ERP ini salah satunya adalah SAP(System Application And Product)
1.2 Ruang Lingkup
Topik yang dibahas mengenai:
– Pengertian dari ERP
– Keuntungan dan kerugian dalam implementasi ERP
– Implementasi ERP di Indonesia
1.3 Tujuan dan manfaat:
– Memahami pengertian dari ERP
– Memahami berbagai keuntungan dan kerugian dalam mengimplementasikan ERP
– Memahami implementasi ERP yang ada di Indonesia
Bab 2
Landasan Teori
2.1 Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planning) yang dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumberdaya Perusahaan merupakan struktur sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam suatu perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat..
Dari pendapat diatas hasil kesimpulannya ERP merupakan suatu sistem informasi yang bertujuan untuk mengintegrasikan suatu proses bisnis yang bertujuan untuk mengefisiensikan kegiatan operasional dan distribusi suatu perusahaan agar dapat memberikan benefit yang lebih kepada perusahaan apabila diimplemantasikan secara baik dan benar.
Pada dasarnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani berbagai proses seperti manufaktur, penlogistikan, pendistribusian, inventori, invoice, akuntasi perusahaan dan lainnya. Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia dapat terkontrol dengan baik dan informasi dapat diperoleh dengan cepat.
ERP dibagi menjadi beberapa modul utama, yaitu modul operasional, modul financial dan akuntansi, dan modul sumber daya manusia. modul ini berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak susah payah untuk mengimplementasikan modul tersebut secara langsung. Namun, modul-modul tersebut berhubungan langsung dengan satu database yang terpusat. Misalnya ketika bagian penjualan menerima order dari customer, bagian gudang langsung mendapatkan informasi untuk mempersiapkan pesanan tersebut. lalu bagian akuntansi dapat melihat apakah barang tersebut sudah dikirim atau belom sehingga tagihan dapat dipersiapkan. Hal tersebut dapat memeberikan keuntungan pada perusahaan dari sisi waktu, biaya, dan sumberdaya.
Dalam mengimplementasikan ERP membutuhkan persiapan yang matang, karena bila ERP tidak diimplementasikan secara benar maka perusahaan akan mendapat kerugian biaya yang tidak sedikit jumlahnya. Tahap paling awal yang harus diperhatikan dalam implementasi ERP adalah membangun proses bisnis yang baik. Kemudian, karyawan harus bersiap akan perubahan sistem yang baru. ERP tidak akan memberikan dampak apapun kepada perusahaan apabila tidak diimplementasikan dengan benar dan yang harus diperhatikan yaitu tidak semua perusahaan cocok menerpakan ERP dalam sistemnya. Berikut akan dibahas beberapa komponen yang mempengaruhi implementasi ERP.
a. Bisnis proses
Bisnis proses harus disusun dengan jelas dan tepat sebelum membangun suatu ERP. Sistem apapun tidak akan memberikan dampak kepada perusahaan apabila binis prosesnya tidak diterapkan dengan benar. Dalam membangun sistem ERP, sebaiknya batasan sistem harus dibangun dengan jelas.
b. Pihak Manajemen dan karyawan
Kesuksesan implementasi IT dalam suatu perusahaan. Tidak terlepas dari dukungan pihak manajemen yang bersangkutan. Para eksekutif harus memiliki pemahaman bahwa IT membutuhkan strategi pengembangan yang dinamis dan berkesinambungan, IT harus berjalan seiring dengan proses bisnis perusahaan, selain itu, karyawan juga memiliki peranan yang penting dalam keberhasilan implementasi ERP. Sebaiknya, sebelum ERP di implementasikan, karyawan harus dipersiapkan untuk menerima suatu sistem baru, dan karyawan juga diikut sertakan dalam analisis proses bisnis perusahaan tersebut. Agar nantikan karyawan terbiasa akan sistem tersebut sehingga sistem tersebut dapat berjalan dengan baik dan memberikan keuntungan pada perusahaan tersebut
c. Vendor
Vendor yaitu perusahaan yang menyediakan sistem ERP yang akan diimplementasikan di perusahaan. Tugas dari vendor yaitu harus menyediakan software dan hardware, vendor juga harus memberikan training pada karyawan perusahaan yang menggunakan jasanya, agar karyawan terbiasa dengan sistem IT yang baru diimplementasikan, dan memastikan sistem berjalan sesuai dengan permintaan perusahaan sesuai dengan proses bisnisnya. Vendor juga harus memiliki respon yang cepat apabila terjadi error dalam sistem tersebut. Maka dari itu sebelum memilih vendor, perusahaan harus menyelidiki latar belakang vendor tersebut apakah vendor tersebut berkompeten.
2.2 Keuntungan dan Kerugian implementasi ERP
Keuntungan mengimplementasikan ERP :
– Standarisasi Proses Operasi
ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. sehingga operasional perusahaan akan berjalan secara efektif dan efisien.
-Integrasi data keuangan
Karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang paling up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaannya lebih baik.
– Standarisasi Data dan Informasi
Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
– Penurunan tenaga kerja secara total
– Peningkatan service level
– Peningkatan sales
-Pengurangan lead-time
– Peningkatan kontrol keuangan
-Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
– Penurunan inventori
– Peningkatan market share perusahaan
– Pengiriman tepat waktu
– Kinerja pemasok yang lebih baik
– Penggunaan sumber daya yang lebih baik
– Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.
– Peningkatan fleksibilitas
– Pengurangan biaya-biaya
Kerugian yang mungkin terjadi dalam mengimplementasikan ERP:
– Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
– Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
– Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
– Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
– Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Kerugian dapat terjadi apabila:
– Kurangnya komitmen dari pihak top management, sehingga tim IT kurang mendapat support pada perancangan sistemnya. Hal tersebut muncul dikarenakan ketakutan dari pihak top management, seperti kekhawatiran data akan bocor ke pihak yang tidak bertanggung jawab dan anggapan bahwa implementasi ERP milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lainnya. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.
– Kesalahan terhadap proses penyeleksiaan software, dikarenakan penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.
-Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.
– Kurangnya komunikasi antar personel.
– Cacatnya project design dan management.
– Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.
– Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
– Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.
– Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.
– Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.
– Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).
– Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.
Bab 3
Pembahasan
3.1 Implementasi ERP di Indonesia
Sebagian besar perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia, masih menjalankan proses bisnisnya secara konvensional. Pembukuan suatu perusahaan dilakukan secara manual, dan walaupun ada penggunaan komputer, sebatas menggunakan perhitungan excela maupun modul yang berdiri per divisi. Kepopularitasan ERP di Indonesia dimulai dari penggunaan SAP oleh Astra pada tahun 1990an. Kepopularitasan ERP di indonesia juga tidak terlepas dari banyaknya perusahaan asing yang membangun perusahaanya di Indonesia
Produk ERP berkembang menjadi beberapa model, dan mulai bermunculan variasi modul seperti SRM, QM, CRM dan lain sebagainya, dan pada tahun 2005 perusahaan mulai merasakan dampak dari IT, apakah suatu IT dapat memberikan suatu dampak bagi perusahaan atau sebaliknya.
Contoh kasusnya adalah salah satu produsen makanan cepat saji, PT Belfoods, Bogor, Jawa Barat. Belfoods merupakan salah satu anak perusahaan dari Group Cipta Kreasi Widya Usaha (CKWU) dan mereka menerapkan ERP pada Belfoods dengan tujuan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi dengan semua anak perusahaannya.
Belfoods, sebelum menerapkan ERP, membutuhkan waktu yang lama untuk mempersiapkan suatu laporan yang dibutuhkan oleh eksekutif perusahaan. Pada akhirnya data ini menjadi informasi terlambat sehingga eksekutif terlambat dalam melakukan pengambilan keputusan.
Setelah memilih beberapa vendor dan memikirkan keuntungan kerugian dari masing-masing vendor, Belfoods akhirnya memilih IBM yang bekerja sama dengan SAP untuk penerapan ERP pada perusahaannya.
Masalah yang dihadapi oleh Belfoods dalam proses implementasi ini antara lain yaitu kendala lokasi pabrik yang sering mendapatkan pemadaman bergilir, sehingga perusahaan harus menyediakan banyak UPS untuk menjaga kestabilan sistem.
Masalah lainya yaitu, perubahan yang dihadapi karyawan juga menjadi salah satu masalah yang harus dihadapi. Dalam awal implementasi, Belfoods masih menjalankan dua sistem, yaitu sistem lama dan ERP. Tetapi lambat laun, sistem lama ditinggalkan dan murni menjalankan ERP saja. Salah satu benefit yang dirasakan oleh perusahaan adalah proses pembelian yang semakin terkendali.
Masalah utama yang banyak dihadapi oleh perusahaan dalam pemilihan ERP adalah mengenai biaya dari ERP itu sendiri. Harga ERP yang relative mahal menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan paket ERP yang akan digunakan. Mekipun ada ERP yang open source, namun dalam kenyataannya relative sulit untuk diimplementasikan.
Paket ERP yang banyak digunakan di Indonesia adalah Oracle Finance dan SAP R/3. Dimana masing-masing paket memiliki kekurangan dan kelebihan. SAP R/3 dikenal dengan kelengkapan modul dan integrasinya yang baik. Selain itu, SAP R/3 juga memiliki kontrol akses yang baik. Sebaliknya, SAP R/3 relatif lebih mahal dibandingkan Oracle Finance dan implemantasinya relative lebih rumit. SAP R/3 lebih banyak digunakan di Indonesia, sehingga pelatihan dan pakar di bidang ini cukup mudah ditemukan9. Dalam kenyataannya, beberapa perusahaan menggunakan gabungan dari keduanya untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. Selain dua paket ERP diatas, Microsoft Axapta juga cukup banyak digunakan, karena selisih harga yang cukup banyak dari SAP R/3 maupun Oracle.
Beberapa kasus implementasi ERP yang ditemui di Indonesia, meskipun perusahaan telah berhati-hati pada saat menentukan vendor yang akan dipilih, pelaksanaan implementasi ERP masih menemui banyak kendala.
Kendala tersebut terutama dikarenakan ketidaksesuaian modul ERP dengan bisnis proses perusahaan. Terutama di setiap perusahaan Indonesia yang memiliki kebutuhan sistem yang relative rumit dan sangat unik. Misalnya kebutuhan perusahaan akan pencatatan transaksi dengan valas, perhitungan pajak jual beli, promo penjualan yang beraneka ragam dan lain sebagainya.
Kebutuhan akan customize pada paket ERP yang tidak benar-benar dikuasai oleh vendor, menyebabkan hasil implementasi tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik karyawan maupun top management. Oleh karena itu, dalam tahap perubahan sistem perusahaan ke ERP, sebaiknya perusahaan mencari pendapat dari pihak ketiga, misalnya praktisi atau konsultan IT yang bersifat independen, untuk menghindari conflict of interest antara vendor dan perusahaan.
Masalah lainnya yang sering terjadi adalah kebiasaan orang Indonesia yang malas mendokumentasikan apa saja yang sudah dilakukan. Hal ini menyebabkan melekatnya informasi pada beberapa orang saja, dan ketika orang itu pergi, informasi penting pergi bersama dia. Demikian juga dengan kontrak, sebaiknya kontrak dengan vendor dibuat sedetail mungkin, untuk menghindari masalah di kemudian hari. Hal-hal yang harus dipersiapkan untuk perubahan sistem ke ERP juga harus dibahas, misalnya bagaimana dengan pemindahaan data dari sistem lama ke ERP, pengaturan data dari berbagai DBMS yang sebelumnya digunakan, waktu pelaksanaan, penalty jika terjadi keterlambatan, baik dari perusahaan dan vendor, dan lain sebagainya.
Vendor yang menyediakan paket ERP di Indonesia antara lain adalah IFS, PT Krakatau Information Technology, PT Abas Information System, PT Aksesa Sistimindo Pratama, PT Mincom Indoservices, Global Business Solution, dan lain sebagainya. Sedangkan perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP antara lain adalah Olympic Group, PP London Sumatra, Tbk, Jakarta International Container Terminal, Petrokimia Gresik, SOHO Group, PT PAL, PT Pupuk Sriwidjaya, Bukit Muria Jaya, Sumi Rubber Indonesia, dan perusahaan lainnya.
Pada akhirnya, tidak semua perusahaan membutuhkan ERP pada pelaksanaan proses bisnisnya. Perusahaan bisa membeli paket ERP secara lengkap, per modul atau membangun sistemnya sendiri, sesuai dengan kebutuhannya, tergantung pada skala kompleksitas bisnis perusahaan, disesuaikan dengan dana yang tersedia, personel yang siap menghadapi perubahan yang akan terjadi dengan adanya sistem baru, dan yang paling penting, dukungan dari semua pihak dalam perusahaan.
Bab 4
Penutup (simpulan dan saran)
4.1 Kesimpulan dan Saran:
Kesimpulan:
Hal yang dapat disimpulkan dari pembahasan implementasi ERP adalah:
– Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dalam segi waktu, biaya dan sumberdaya apabila sistem erp diimplementasikan dengan baik dan benar
– Tidak semua perusahaan cocok untuk menerapkan sistem ERP dikarenakan suatu proses bisnis perusahaan memiliki sifat yang unik
– Kegagalan dari penerapan sistem ERP dikarenakan kurangnya dukungan dari top management terhadap tim IT
– Masalah utama yang banyak dihadapi oleh perusahaan dalam pemilihan ERP yaitu mengenai biaya ERP yang relative mahal
Saran:
-Untuk membangun sebuah sistem ERP yang baik khususnya untuk perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia, diperlukankannya kerjasama yang baik antara top management, tim IT dan juga karyawannya. Harus ada kesadaran dari pihak-pihak yang bersangkutan untuk membangun sistem ERP tersebut dengan baik agar perusahaan mendapatkan keuntungan dari penerapan sistem ERP tersebut
BAB 5
DAFTAR PUSTAKA
Sumber
– Heryanto, D. (2009) ERP dan Penerapannya [Online] Available at: http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_1092/title_erp-dan-penerapannya/
– IBM (n.d) IBM Membantu Implementasi ERP di Belfoods [Online]. Available at: http://www-07.ibm.com/shared_downloads/express/belfood.pdf
– Andreas (2007) Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta [Online]. Available at: http://agorsiloku.wordpress.com/2007/11/25/dua-tahun-ribet-bersama-implementasi-erp-axapta-1/
– Endonesia.com (2009) ERP dan SCM [Online]. Available at: http://www.endonesia.com/mod.php?mod=katalog&op=viewlink&cid=85
– IFS (n.d) IFS Indonesia [Online]. Available at: http://www.ifsworld.com/id/news_events/our_customers/default.asp#
– INTACS (2008) Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi ERP [Online] Available at: http://intacsindo.com/art-2.html
– Lutchen, Mark D. (2004) Managing IT as a Business. John Wiley & Sons, Inc.
– Riswanto & Sukriana, Y. (2008) Menimbang Urgensi Implementasi ERP [Online]. Available at: http://www.ubb.ac.id/menulengkap.php?judul=Menimbang%20Urgensi%20Implementasi%20ERP&&nomorurut_artikel=108
– Wikipedia (2009) Perencanaan Sumber Daya Perusahaan [Online]. Available at: http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan
– Mabert, VA., Soni A., Venkataramanan MA. (2000) Enterprise Resources Planning Survey of US Manufacturing Firm. Productin and Inventory Managment Journal 2000, Vol 41 No.2 pp 52-58.
– Priandoyo, A. (2007) Kompetisi aplikasi ERP di Indonesia [Online]. Available at: http://priandoyo.wordpress.com/2007/03/06/kompetisi-aplikasi-erp-di-indonesia-second-layer/
Recent Comments